시간관리의 핵심

 
시간관리의 핵심은 무엇일까? 시간은 인생의 가장 소중한 자원으로 어떻게 사용하느냐에 따라 내가 어떤 사람으로 성장할지 크게 영향을 준다. 시간 관리의 핵심을 파악하기 위해 아래의 글을 참고하기 바란다. 
 

 
 

목차

시간 관리 매트릭스
시간 관리의 핵심 : 시간 사용 순서 정하기
시간 관리 도구

 

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시간 관리 매트릭스

 
인생은 시간으로 구성되어 있다. 시간은 한정되어 있다. 시간은 인생에서 가장 중요한 자원이다. 이러한 시간을 잘 관리하는 것은 인생을 더 잘 보내는 것이므로 예전부터 시간관리의 중요성은 강조되어 왔다. 
시간관리를 하다보면 결국 내 몸은 하나이기에 시간을 사용하는 우선순위를 정하는 것이 시간 관리의 가장 중요한 핵심이다. 시간의 우선순위를 정하는데 유명한 도구가 있다. 미국의 34대 대통령이었던 "아이젠하워"가 고안했다고 알려진 시간 관리 매트릭스이다. 
 

 
그는 긴급성과 중요성에 따라 시간관리를 4가지로 구분하였다 (위의 그림 참조). 숫자는 함수의 좌표계를 고려하여 1 사분면부터 반시계방향으로 4 사분면까지 표시하였다. 
 

1. 긴급하고 중요한 일 

긴급하고도 중요한 일은 현재의 나를 위해 시간을 바로 써야 할 일이다. 급한 회의 참석, 오늘까지 마감해야 하는 공부나 업무, 마감 직전의 보고서 작성하기 등이 있다. 
 

2. 긴급하지 않지만, 중요한 일

긴급하지 않지만 중요한 일은 미래의 나를 위해 시간을 쓰는 일이다. 어떤 사람은 긴급하지 않지만 중요한 일을 "소중한 일"이라고도 표현한다. 이 일은 건강, 가족과 함께하는 시간, 독서, 자기 계발, 큰 프로젝트를 위한 준비 등이 있다. 단 시간에 이룰 수는 없는 일이다. 하지만 내 인생에서 소중하다고 생각하는 일을 의미한다. 
 

3. 긴급하지도 않고, 중요하지도 않은 일

긴급하지도 않고 중요하지도 않은 일은 즐겁지만, 시간을 낭비하는 일이다. 유튜브나 인스타 그램 등의 인터넷 서핑에 빠져 있다던가 게임의 캐릭터 키우기 등의 일이 있을 것이다. 이런 일은 나를 즐겁게 하기 때문에 100% 없앨 수는 없겠지만 줄이는 것이 필요할 것이다. 
 

4. 긴급하지만, 중요하지 않은 일

긴급하지만 중요하지 않은 일은 다른 사람을 위해 시간을 쓰는 일이다. 친구의 급한 부탁이나, 중요하지 않은 이메일, 다른 부서의 업무 협조 등이 있을 것이다. 
 

 
 

 
 

시간 관리 핵심 : 시간 사용 순서 정하기

 
위의 4가지 사분면 중 어떤 사분면의 일을 우선으로 해야 할까? 일반적으로 생각하면 1 사분면의 긴급하고 중요한 일을 대부분 할 것이다. 대부분 사람들도 이렇게 시간을 사용한다. 나도 처음에 회사에 입사하였을 때, 긴급하고 중요한 일들을 하느라 다른 일을 할 수 없었던 것 같다. 
하지만, 시간 관리의 핵심은 바로 소중한 일이라고 표현한 2 사분면의 긴급하지는 않지만, 중요한 일에 시간을 많이 투자하는 것이다. 일단 소중한 일에 시간을 쓰면, 단기적으로 볼 때 긴급하고 중요한 일을 처리할 시간이 부족하다 느낄 수 있을 것이다. 하지만 우선 소중한 일에 시간을 사용하다 보면 점점 긴급한 일들이 줄어들어 더 여유 있게 시간을 보낼 수 있다. 
 
예를 들어보면, 나 같은 경우 가족력으로 당뇨가 있다. 아버지, 고모가 당뇨였기 때문에 어느 순간부터 혈당이 경계치에 있게 되었다. 당뇨를 관리하는 일은 긴급한 일은 아니지만 나에게 중요한 일이다. 내가 당뇨 관리가 중요하지 않아서 관리하지 많은다면 실제로 당뇨병을 선고받게 될 것이다. 그러면 그 일은 내게 긴급하고 중요한 일로 바뀌게 될 것이다. 식단 관리하고 운동하고, 자가 진단에 병원 방문까지 많은 시간을 그 일에 소모하게 될 것이다. 내가 미리 관리했다면 쓰지 않아도 될 시간이다. 따라서 장기적으로 볼 때 소중한 일에 시간을 써야 긴급한 일들이 줄어 시간에 여유가 생길 것이다. 
 
인터넷에서 많이 드는 예시로 통에 물과, 모래와 돌을 채울 때, 큰 돌부터 채우지 않으면 모래와 물을 다 채울 수 없다. 즉 인생에서도 한정된 자신의  자원을 최대한 활용하기 위해서도 소중한 일을 먼저 하는 것이 중요하다. 
 
 

시간 관리 도구 

 
많은 사람들이 사용하는 시간 관리 도구는 다이어리와 플래너가 있다. 다이어리는 기록을 중시하는 도구이며 플래너는 계획을 중시하는 도구이다. 다이어리는 일정도 적지만, 그날 있었던 느낌과 감정을 기록하는 역할을 하고 플래너는 주도적으로 미래에 대한 시간관리를 어떻게 하느냐에 치중되어 있다. 
 
나는 2012년에 다이어리로 시작하였다가, 적극적인 시간 관리를 위해 플래너의 대표적인 제품인 플랭클린 플래너를 약 11년간 사용하고 있다. 처음에는 플랭클린플래너 클래식이라는 제품을 사용했다. 대략 A4 절반 되는 크기로 적을 수 있는 공간은 많았지만 휴대성이 불편했다. 최종적으로는 플랭클린 CEO 제품을 사용한다. 대략 손바닥 보다 조금 큰 크기로 현재 한국 독자 규격이며 해외에서는 구할 수 없다. 
 

시간관리 도구 - 플래너

 
위는 내가 직접 사용하는 플래너이다. 개인 정보를 위해 명함과 내용물은 뺐다. 플래너를 사용하여 한 달, 하루에 일을 구분하고 시간이 정해진 일과 시간이 정해지지 않았지만 해야 하는 일을 구분해서 기록할 수 있다. 
플랭클린 플래너를 이용하여 시간관리를 잘해왔기 때문에 지금은 하루하루가 급하게 진행되지 않는다. 중요한 일을 미리미리 준비하고 실행하며, 큰 그림에서 해야 할 일과 그 일을 위해 오늘 하루 내가 해야 할 일을 정하다 보니, 하루에 맡은 일을 다하고 나도 내가 하고 싶은 일을 할 시간적 여유가 생겼다. 그래서 플래너의 사용은 시간관리에 큰 도움을 주는 도구라고 생각한다. 
 
 

플랭클린플래너 : LOGROG

 
참고. 2023년 말, 플랭클린 플래너 코리아와 해외 본 제작업체인 플랭클린 코비와 계약 종료로 인해 로그로그라는 이름으로 변경하였다. 
 

 

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시간관리는 인생의 가장 소중한 자원인 시간을 효율적으로 사용하기 위한 방법이다. 시간 관리의 핵심을 파악하여 너의 소중한 인생에 의미 있는 기억으로 채우기 바란다. 
 
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